Hallitukselta henkilö- ja toimintatietojen keräämisestä
Oheisella viestillä on tarkoitus kertoa jäsenille, kuinka heidän henkilötietojaan HeMessä käsitellään ja kuinka heidän oikeutensa otetaan huomioon. Toiseksi tässä on ohjeita tietojen keräämisestä ja säilyttämisestä niille, jotka järjestävät erilaisia HeMen tapahtumia.
Henkilötietolaki asettaa ankarat ehdot sille, miten ihmisten nimiä ja muita henkilötietoja saa käsitellä ja levitellä. HeMe ei missään tilanteissa luovuta ulkopuolisille jäsentietojaan tai eri tapahtumien osanottajaluetteloiden tietoja.
HeMe saa vuosittain pientä avustusta Helsingin kaupungilta. Tätä varten kaupunki kysyy seuroilta suuren määrän tietoja toiminnasta ja erikseen osallistujien helsinkilöisyydestä ja iästä. Vaikka kaupunki on vaatinut hakemusten liitteeksi myös erilaisia jäsen- ja osallistujalistoja, HeMe on kieltäytynyt niitä luovuttamasta, koska me, toisin kuin Helsingin kaupungin liikuntavirasto, ymmärrämme että se olisi laitonta. Pyysimme ja saimme tietosuojavaltuutetulta lausunnon kantamme tueksi. Silti avustus tipahti ainakin vielä tänä vuonna.
Suostumme sen sijaan luovuttamaan erilaisia itse laskemiamme numerotietoja, jotka kuvaavat tapahtumiamme, ja tämän henkilötietolakikin sallii. Kerromme esimerkiksi, että talven uimahalliharjoituksiin osallistui X eri henkilöä, joista helsinkiläisiä Y ja lapsia Z. Emme kerro keitä he olivat.
Seuran kotisivulla on jäsenrekisterin rekisteriseloste, ja piakkoin väsäämme sinne yhden tai kaksi uutta rekiseriselostusta.
Toinen asiani on tapahtumatietojen kerääminen ja säilyttäminen niin, että pystymme laskemaan avustushakemukseen tarvittavat tiedot. Toivon retkien, koulutusten ja muiden tapahtumien järjestäjien keräävän mahdollisimman systemaattisesti osanottajalistat, joissa kysytään henkilöiden nimiä, kotikuntia ja syntymävuosia. Nämä tiedot pj:_lle tai sihteerille vuodenvaihteen jälkeen, kun avustushakemusta ruvetaan väsäämään. Hallitus säilyttää näitä dokumentteja kaksi vuotta, koska liikuntavirasto teettää tarkastuksia seurojen antamien tietojen oikeellisuudesta. Tarkastajillekaan emme näyttäisi henkilötietoja, vaan esittäisimme vajakirjat, nimilistat ym. sillä tavoin peitettyinä, että nimet ym. henkilötiedot eivät näkyisi.
Vastaan mielelläni mahdollisiin kysymyksiin asiasta.
Terveisin Markku, pj
Henkilötietolaki asettaa ankarat ehdot sille, miten ihmisten nimiä ja muita henkilötietoja saa käsitellä ja levitellä. HeMe ei missään tilanteissa luovuta ulkopuolisille jäsentietojaan tai eri tapahtumien osanottajaluetteloiden tietoja.
HeMe saa vuosittain pientä avustusta Helsingin kaupungilta. Tätä varten kaupunki kysyy seuroilta suuren määrän tietoja toiminnasta ja erikseen osallistujien helsinkilöisyydestä ja iästä. Vaikka kaupunki on vaatinut hakemusten liitteeksi myös erilaisia jäsen- ja osallistujalistoja, HeMe on kieltäytynyt niitä luovuttamasta, koska me, toisin kuin Helsingin kaupungin liikuntavirasto, ymmärrämme että se olisi laitonta. Pyysimme ja saimme tietosuojavaltuutetulta lausunnon kantamme tueksi. Silti avustus tipahti ainakin vielä tänä vuonna.
Suostumme sen sijaan luovuttamaan erilaisia itse laskemiamme numerotietoja, jotka kuvaavat tapahtumiamme, ja tämän henkilötietolakikin sallii. Kerromme esimerkiksi, että talven uimahalliharjoituksiin osallistui X eri henkilöä, joista helsinkiläisiä Y ja lapsia Z. Emme kerro keitä he olivat.
Seuran kotisivulla on jäsenrekisterin rekisteriseloste, ja piakkoin väsäämme sinne yhden tai kaksi uutta rekiseriselostusta.
Toinen asiani on tapahtumatietojen kerääminen ja säilyttäminen niin, että pystymme laskemaan avustushakemukseen tarvittavat tiedot. Toivon retkien, koulutusten ja muiden tapahtumien järjestäjien keräävän mahdollisimman systemaattisesti osanottajalistat, joissa kysytään henkilöiden nimiä, kotikuntia ja syntymävuosia. Nämä tiedot pj:_lle tai sihteerille vuodenvaihteen jälkeen, kun avustushakemusta ruvetaan väsäämään. Hallitus säilyttää näitä dokumentteja kaksi vuotta, koska liikuntavirasto teettää tarkastuksia seurojen antamien tietojen oikeellisuudesta. Tarkastajillekaan emme näyttäisi henkilötietoja, vaan esittäisimme vajakirjat, nimilistat ym. sillä tavoin peitettyinä, että nimet ym. henkilötiedot eivät näkyisi.
Vastaan mielelläni mahdollisiin kysymyksiin asiasta.
Terveisin Markku, pj
posted by Helsingin Melojat at 28.9.07
